Svakodnevno razmjenjujemo mejlove, poruke i izvještaje, ali često nailazimo na izazov kako da ih učinimo jasnim i efikasnim. Dobra pisana komunikacija nije samo vještina, već i moćan alat koji gradi povjerenje, ubrzava rad i jača odnose.
Zamislite koliko bi vaš posao bio lakši kada bi svaka poruka bila precizna, pravovremena i ispunjena uvažavanjem. U nastavku dijelim ključne korake koji će vam pomoći da pišete bolje, brže i s većim uticajem.
Stalno smo u nekoj vrsti pisane komunikacije – mejlovi, poruke ili izvještaji.
Sigurna sam da ste se vi ili vaš tim nekada susreli sa izazovom da budete jasni, koncizni i efikasni. Kako to poboljšati?
Evo nekoliko ključnih koraka za efikasniju pisanu komunikaciju:
- Priznajte i pokažite uvažavanjePrije nego što odgovorite, odvojite trenutak da priznate trud pošiljaoca. Jednostavno „Hvala što ste se pisali“ ili „Cijenim vaše mišljenje“ može napraviti veliku razliku. Pošiljalac je uložio vrijeme da napiše poruku, a prepoznavanje tog truda gradi odnos i postavlja pozitivan ton.
- Budite jasni i precizniLjudi su zauzeti. Izbjegavajte duga objašnjenja i nepotrebne detalje. Umjesto: „Pokušaću da ovaj zadatak završim uskoro, ali imam nekoliko stvari koje me već čekaju, pa ću vidjeti kada ću moći.“ probajte: „Završiću ovo do srijede. Ako bude dilema, javljam se.” Jasnoća smanjuje nesporazume, konfuziju i ubrzava donošenje odluka.
- Odgovorite, čak i ako vam treba vremenaIgnorisanje poruke može stvoriti nesigurnost. Čak i ako nemate odgovor odmah, napišite: „Treba mi dva dana da ovo završim. Javiću vam se do četvrtka.” Pošiljalac u ovom slučaju zna šta može da očekuje.
- Ispravite sitne greškeAko vam neko pošalje dokument sa manjim greškama, ispravite ih umjesto da ga vraćate na doradu. Tako štedite vrijeme i sebi i drugoj strani, a ujedno promoviše i efikasnost. Ako su greške veće, dajte konstruktivni feedback i predložite ispravke.
- Uvijek pokažite zahvalnostAko je neko odvojio vrijeme da ispravi vaš rad, priznajte to: „Hvala što ste to primijetili!“ ili „Cijenim Vaše sugestije.“ Kultura zahvalnosti doprinosi boljoj saradnji i međusobnom poštovanju.
Kod efikasne pismene komunikacije nije važna samo brzina. Radi se o jasnoći, preciznosti i poštovanju. Budite sažeti, odgovorni i uvažavajte druge – tako ćete i sebi i svima oko vas olakšati život.
Do sljedećeg čitanja,
Jelena Vuletić, ACC,
Osnivačica Balance to Business-a
